Kundenkommunikation per WhatsApp

von | Nov 14, 2023 | Allgemein | 2 Kommentare

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Direkte Kommunikation per WhatsApp

Eine neue Schnittstelle zur Kundenkommunikation

Schon län­ger haben wir uns mit dem The­ma Whats­App-Schnitt­stel­le aus­ein­an­der­ge­setzt. Eine Anbin­dung an die Whats­App-Busi­ness-API wäre tech­nisch mög­lich, aller­dings für den Opti­ker recht auf­wen­dig ein­zu­rich­ten und auch mit eini­gen Limi­tie­run­gen ver­se­hen. Die Mög­lich­keit Whats­App so ein­fach und unkom­pli­ziert wie im Pri­vat­be­reich zu nut­zen, gibt die­se API lei­der nicht her. Als Opti­ker möch­te man sich in der Regel nicht damit beschäf­ti­gen, sich einen API-Key zu erstel­len oder Tem­pla­tes bei jeder klei­nen Ände­rung erneut von Meta frei­schal­ten zu lassen.

Unse­re Lösung bie­tet dage­gen eine ein­fa­che­re Ein­rich­tungs­wei­se und Funk­ti­ons­wei­se. Wir bie­ten die Mög­lich­keit vor­ge­fer­tig­te Text­ab­schnit­te direkt an die Whats­App-Web-App zu über­ge­ben, gemein­sam mit der Tele­fon­num­mer des auf­ge­ru­fe­nen Kun­den. Mit die­ser simp­len Lösung spart sich der Opti­ker also eine kom­ple­xe Ein­rich­tung, hat jedoch trotz­dem die Mög­lich­keit fer­ti­ge Text­bau­stei­ne direkt in den Mes­sen­ger zu über­ge­ben. Die Nach­richt muss anschlie­ßend ledig­lich mit einem Klick in der Whats­App-Web-App abge­schickt wer­den und der Kun­de erhält direkt sei­ne Nachricht.

Welche Möglichkeiten bietet die Schnittstelle?

Durch die Schnitt­stel­le ist es mög­lich einen Text­bau­stein und eine Tele­fon­num­mer an die Whats­App-Web-App zu über­ge­ben. Dies kann aus einem Auf­trag oder einen Kun­den­kar­tei her­aus gesche­hen. Es kön­nen hier­für die sel­ben Text­bau­stei­ne ver­wen­det wer­den, die auch für SMS oder E‑Mail Benach­rich­tun­gen bereits in Ver­wen­dung sind. Dar­über hin­aus kön­nen natür­lich jeder­zeit auch neue Text­bau­stei­ne erstellt und gespei­chert wer­den. Die Schnitt­stel­le kann jedoch ledig­lich einen Text, sowie eine Num­mer ent­ge­gen­neh­men, wodurch ein Mas­sen­ver­sand an ver­schie­de­ne Kun­den nicht mög­lich ist.

Der Ver­sand selbst erfolgt über die kos­ten­lo­se Whats­App-Web-App, die zuvor auf Ihrem Com­pu­ter instal­liert wer­den muss. Wei­te­re Infor­ma­tio­nen zur Ein­rich­tung fin­den Sie wei­ter unten in die­sem Bei­trag. Durch die­se Her­an­ge­hens­wei­se haben wir meh­re­re Vor­tei­le gegen­über einer Anbin­dung an die Busi­ness-API rea­li­sie­ren können.

  • Kei­ne Kos­ten beim Versand
  • Ein­fa­che Einrichtung
  • Geneh­mi­gun­gen der Text­bau­stei­ne durch Meta ist nicht nötig
  • Unbe­grenz­tes Zeit­fens­ter für Ant­wor­ten der Kunden

Einrichtung der Schnittstelle

Zunächst ist ein Update auf die neus­te Ver­si­on von prisma.desktop nötig. Hier­zu ein­fach unter Gehe Zu – prisma.online – Pris­ma Update die aktu­el­le Ver­si­on installieren.

Dar­über hin­aus muss die Whats­App-Web-App auf dem Com­pu­ter instal­liert sein. Hier­für ein­fach den Link zur Whats­App-Web-Sei­te auf­ru­fen und bei Down­load Whats­App für Desk­top die Desk­top-App her­un­ter­la­den und instal­lie­ren. Sobald die Web-App instal­liert ist, kön­nen Sie ein Whats­App-Kon­to mit die­ser verknüpfen.

In der Regel möch­te man dies mit der Fest­netz­num­mer der Filia­le tun, was über die Whats­App Busi­ness-App mög­lich ist. Die­se muss auf einem Han­dy instal­liert wer­den und mit der Fest­netz­num­mer ein­ge­rich­tet wer­den. Die „nor­ma­le“ Whats­App-App mit Ihrer pri­va­ten Han­dy­num­mer ist davon nicht betrof­fen. Sobald die Busi­ness-App instal­liert und mit der Fest­netz­num­mer ein­ge­rich­tet ist, kön­nen Sie unter Ein­stel­lun­gen – Ver­knüpf­te Gerä­te die Busi­ness-App mit der Web-App auf Ihrem Com­pu­ter verbinden.

Die Web-App ist nun bereit zum Ein­satz und kann Nach­rich­ten sen­den und emp­fan­gen – und das gan­ze direkt über die Fest­netz­num­mer Ihrer Filiale.

Info: Dem Anwen­der soll­te bewusst sein, dass die Whats­App-Web-App aktu­ell nicht DSGVO-kon­form ist

Einfache Integration in Prisma

Ist die Ein­rich­tung der Whats­App-Web-App abge­schlos­sen, sind in Pris­ma kei­ner­lei wei­te­re Schrit­te nötig. Es ist direkt mög­lich, die Schnitt­stel­le zu nutzen.

Wenn Sie eine Nach­richt an einen Kun­den schi­cken möch­ten, gehen Sie prin­zi­pi­ell wie beim SMS-Ver­sand vor. Ein­fach auf den But­ton SMS neben der Han­dy­num­mer kli­cken, um das vir­tu­el­le Han­dy zu öff­nen. Es kön­nen nun wie gewohnt Text­bau­stei­ne aus­ge­wählt oder eige­ne Tex­te geschrie­ben wer­den. Ist die Ein­ga­be des Tex­tes been­det, genügt ein Klick auf das Whats­App-Sym­bol in der Mit­te, um den Text und die Han­dy­num­mer des Kun­den in die Web-App zu über­mit­teln. In der Web-App muss schließ­lich die Nach­richt noch abge­schickt wer­den und der Ver­sand ist vollzogen.

Klick auf den Whats­App But­ton lei­tet die Nach­richt an die Whats­App-Web-App weiter

Eine Kopie der ver­sen­de­ten Nach­richt wird, wie bei SMS oder Email auch, unter Optio­nen – Doku­men­te gespei­chert. Dort sehen Sie unter ande­rem auch die Emp­fän­ger­num­mer und den Zeit­punkt der Über­ga­be an die Whats­App-Web-App. Ein Dopp­le­klick auf die Nach­richt öff­net ein Text­fens­ter, in dem Sie die Nach­richt noch­mals kom­plett sehen kön­nen. Wäh­len Sie Öff­nen – Öff­nen mit Stan­dard­app, wird die Whats­App Web­App geöff­net und es wird Ihnen direkt der Chat die­ser Nach­richt angezeigt.

 

Titel­bild: Foto von Alex­an­der Shatov auf Uns­plash

2 Kommentare

  1. Peter Gutermann

    Sie soll­ten noch dar­auf hin­wei­sen, dass die Whats­App-Web-App nicht DSGVO-kon­form ist und man sich als Unter­neh­mer durch­aus Schwie­rig­kei­ten ins Haus holen kann, weil wir letzt­end­lich dafür ver­ant­wort­lich sind.

    Antworten
    • Tim Wilkens

      Das ist kor­rekt, dan­ke für Ihren Hin­weis. Wir wer­den das als Infor­ma­ti­on in unse­ren Bei­trag einfügen.
      Uns wur­de von eini­gen Kun­den zuge­tra­gen, dass sie ohne­hin bereits die Whats­App-Web-App ver­wen­den und sich des­halb eine sol­che Schnitt­stel­le wün­schen. Sie haben jedoch voll­kom­men Recht, dass der Unter­neh­mer selbst dafür ver­ant­wort­lich ist und sich dar­über im Kla­ren sein sollte.

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