Inventur – alle Jahre wieder

von | Dez 11, 2020 | Allgemein | 0 Kommentare

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Inventur starten

Über den Menü­punkt Gehe Zu -> Lager -> Inven­tur gelangt man in das Inven­tur­pro­gramm. Hier wer­den Sie über einen Assis­ten­ten mit aus­führ­li­chen Kom­men­ta­ren und Nut­zungs­an­wei­sun­gen in 5 Schrit­ten durch Ihre kom­plet­te Inven­tur geführt. Über Wei­ter und Zurück wech­seln Sie zwi­schen den ein­zel­nen Schrit­ten. Wer­den bei Auf­ruf der Inven­tur Ein­trä­ge im Feld Inven­tur­be­stand des Lagers gefun­den, wird abge­fragt, ob Sie eine ange­fan­ge­ne Inven­tur fort­set­zen oder eine neue begin­nen möch­ten. Bei Fort­set­zen blei­ben die Inven­tur­ein­trä­ge erhal­ten, bei Neu wer­den die­se kom­plett gelöscht und eine neue Inven­tur kann begon­nen werden.

ACHTUNG: Falls Sie eine bereits begon­ne­ne Inven­tur fort­set­zen möch­ten, kli­cken Sie im ers­ten Fens­ter UNBEDINGT auf Fort­set­zen! Bei einem Klick auf Neu, wird die bis­he­ri­ge Erfas­sung kom­plett gelöscht!

Wäh­rend einer lau­fen­den Inven­tur kön­nen Fas­sun­gen und ande­re Ware sowohl dem Lager zuge­bucht als auch wie gewohnt ver­kauft wer­den. Der bis dahin gezähl­te Inven­tur­be­stand die­ser Arti­kel ändert sich auto­ma­tisch mit. Sie müs­sen nichts zusätz­lich tun oder beachten.

Auswahl der Erfassungsmethode

In Schritt 1 der Inven­tur ent­schei­den Sie über die Art der Artikelzählung.

Durch Eingabe der Lagernummern erfassen (manuell/Barcode)

Die Arti­kel wer­den bei die­ser Inven­tur­art durch Ein­ga­be der auf dem Eti­kett befind­li­chen Lager­num­mer bzw. durch Abscan­nen des Eti­ket­ten-/Ar­ti­kel-Bar­codes zur Inven­tur erfasst. Die ein­zel­nen Erfas­sun­gen der Arti­kel wer­den im Feld INVENTURBESTAND im Lager auf­sum­miert. Die­se Metho­de ist meist die bes­te und schnells­te, da man nicht in lan­gen Lis­ten nach Arti­keln suchen muss und auch im Team arbei­ten kann (einer sagt die Lager­num­mer an, der ande­re erfasst sie am Com­pu­ter etc.).
Wird die­se Metho­de gewählt, wer­den zu Beginn der Erfas­sung alle Ein­trä­ge im Feld Inv-Bestand im Lager auf 0 gesetzt.

Mit Zählliste erfassen

Hier­bei wird zur Zäh­lung eine Bestands­lis­te des momen­ta­nen Com­pu­ter­be­stan­des aus­ge­ge­ben. Die­se ist nach Lie­fe­ran­ten und Model­len sor­tiert, damit Arti­kel mög­lichst schnell auf der Lis­te gefun­den wer­den. Des­wei­te­ren ist eine Spal­te GEZÄHLT vor­han­den, in wel­cher nach Art einer Strich­lis­te die Erfas­sung erfolgt. Wird die­se Metho­de gewählt, wer­den zu Beginn der Erfas­sung alle Stück­be­stän­de in das Feld Inv-Bestand über­tra­gen, sodass damit der Inven­tur­be­stand gleich dem momen­ta­nen Stück­be­stand ist.

Inventurerstellung zum

Hier tra­gen Sie das Stich­tags­da­tum für die Inven­tur ein, indem Sie auf Stich­tag: kli­cken. Begin­nen Sie eine Inven­tur erst am 10.1. eines Jah­res, das „offi­zi­el­le“ Inven­tur­da­tum soll aber das Vor­jah­res­en­de sein, dann geben Sie als Stich­tag den 31.12. des Vor­jah­res ein. Alle Aus­dru­cke erhal­ten das Datum des Inven­tur­stich­ta­ges, wel­cher hier ein­ge­ge­ben wur­de. Dar­über­hin­aus wer­den alle Lager­be­we­gun­gen zwi­schen dem Stich­tag und dem aktu­el­len Tages­da­tum ana­ly­siert und mit den Inven­turzäh­lun­gen verrechnet.

Die­se Arti­kel­be­we­gungs­sal­die­rung wirkt sich erst nach der Erfas­sung in Schritt 3 (Abwer­tung) und 4 (Druck) der Inven­tur aus und hat kei­nen Ein­fluss auf spä­te­re Bestands­kor­rek­tur. Dies kann bedeu­ten, dass bei der Zäh­lung erfass­te Arti­kel weder auf den Lis­ten­aus­dru­cken noch bei der Abwer­tung ange­zeigt wer­den, weil deren Lager­zu­gang nach dem Stich­tag erfolg­te und die­ser Arti­kel damit am Stich­tag noch nicht vor­han­den war. Eben­so kön­nen Arti­kel­stück­zah­len dazu­kom­men, weil sie nach dem Stich­tags­da­tum ver­kauft wur­den und folg­li­cher­wei­se am Stich­tag noch an Lager waren.

Erfassung

Je nach­dem, was Sie in Schritt 1 gewählt haben, kön­nen Sie nun ent­we­der durch Ein­ga­be der Lager­num­mer oder mit Hil­fe Zähl­lis­te die Erfas­sung durchführen.

Durch Eingabe der Lagernummer

Nach­dem Sie in Schritt 1 auf wei­ter geklickt haben, erscheint unter Schritt 2 die Erfassungsmaske.

Eingabe

Geben Sie hier nach­ein­an­der die Lager­num­mern manu­ell ein und bestä­ti­gen Sie jede Ein­ga­be mit der Ein­ga­be­tas­te (Enter/Return) oder durch einen Klick auf Erfas­sen. Eben­so kann hier auch der Bar­code des gedruck­ten Arti­kel­eti­ket­tes ein­ge­scannt wer­den. Nach jeder erfass­ten Lager­num­mer erscheint der jewei­li­ge Arti­kel in der Erfas­sungs­lis­te, deren Spal­te Zähl­be­stand anzeigt, wie oft die­ser Arti­kel im Rah­men der Inven­tur bis­her schon erfasst wur­de. Wur­den ein oder meh­re­re Arti­kel falsch erfasst, so kön­nen die­se durch Anha­ken der Check­box vor der Lager­num­mer mar­kiert wer­den und mit Erfas­sung für aus­ge­wähl­te Arti­kel rück­gän­gig machen wie­der aus der Inven­tur ent­fernt werden.

Erfassung pausieren

Die Erfas­sung der Inven­tur kann jeder­zeit unter­bro­chen und zu einem ande­ren Zeit­punkt fort­ge­führt wer­den. Die Inven­tur­da­ten und die Erfas­sungs­lis­te blei­ben gespei­chert, wobei die Erfass­lis­te nur die letz­ten 200 Erfas­sun­gen anzeigt. Nach­dem alle Arti­kel erfasst wur­den, kann eine Abgleich­lis­te gedruckt wer­den, wel­che die Dif­fe­ren­zen zwi­schen gezähl­ten Stück­zah­len (IST-Bestand) und im Lager­pro­gramm befind­li­chem Bestand (SOLL-Bestand) aus­gibt. Die­se Lis­te kann hel­fen, even­tu­el­le Feh­ler bei der Erfas­sung auf­zu­zei­gen, z.B. ein kom­plet­tes Regal ver­ges­sen etc.

Zusätzlich mit Zählliste erfassen

Oft­mals ist die Ein­ga­be der Lager­num­mern bei Arti­kel mit grö­ße­ren Stück­zah­len (z.B. CLFlüs­sig­kei­ten, Etuis etc.) etwas zeit­rau­bend und so kann man auch zusätz­lich Ware über Zähl­lis­ten erfas­sen. Durch Anwäh­len von Über Zähl­lis­te erfas­sen wird eine Zähl­lis­te für einen jewei­li­gen Lager­typ (Fas­sun­gen, Han­dels­wa­re, CL) aus­ge­ge­ben, mit wel­cher dann strich­lis­ten­ar­tig Arti­kel erfasst wer­den kön­nen. Gleich­zei­tig wech­selt die Ansicht auf die Zähl­lis­ten­er­fas­sung. Geben Sie hier nun den gezähl­ten Bestand zusam­men mit der dazu­ge­hö­ri­gen Lager­num­mer unter Bestands­kor­rek­tur ein und kli­cken Sie auf Bestand kor­ri­gie­ren. Bereits vor­han­de­ne Inven­tur­be­stän­de müs­sen vor­her zur Strich­lis­te dazu­ad­diert werden.

Beispiel

Sie haben bereits CL-Flüs­sig­kei­ten per Bar­code im Laden­re­gal erfasst und dru­cken nun eine Zähl­lis­te, um den (wesent­lich grö­ße­ren) Lager­be­stand im Kel­ler per Strich­lis­te zu zäh­len. Auf der Zähl­lis­te steht dann bei ver­schie­de­nen Arti­keln unter gezählt eine Zahl grö­ßer 0. Da die Bestands­kor­rek­tur nur einen Gesamt­be­stand in das Feld Inven­tur­be­stand schreibt, müs­sen Sie die Zähl­stri­che (z.B. 25) und den Bestand unter gezählt (z.B. 8) addie­ren und das Ergeb­nis als neu­en Inven­tur­be­stand set­zen (hier also 33).

Mit Zählliste

Nach­dem Sie in Schritt 1 auf wei­ter geklickt haben, erscheint unter Schritt 2 die Arbeits­mas­ke der Zähl­lis­ten­in­ven­tur. Dru­cken Sie zuerst die Zähl­lis­ten aus, wobei Sie fol­gen­de Optio­nen haben:

  • Sor­tiert nach – Vor­ga­be: nach Modell und Hersteller
  • mit EK aus­ge­ben – Vor­ga­be: N (Erfas­sungs­per­so­nal soll kei­ne EK-Prei­se sehen)
  • mit Null­be­stands­wa­re aus­ge­ben – Vor­ga­be: N
  • mit lee­rer Zwi­schen­zei­le ausg. – Vor­ga­be: N (gerin­ge Strich­zahl erwar­tet, mehr Zei­len pro Seite)

Nach der Erfas­sung der Waren auf der Zähl­lis­te, wer­den über die Bestands­kor­rek­tur die Bestän­de kor­ri­giert, in denen Zäh­lung und im Lager­pro­gramm geführ­te Stück­zah­len von­ein­an­der abwei­chen. Geben Sie hier nun den gezähl­ten Bestand zusam­men mit der dazu­ge­hö­ri­gen Lager­num­mer unter Bestands­kor­rek­tur ein und kli­cken Sie auf Bestand kor­ri­gie­ren.

Stim­men bei­de Bestän­de über­ein, ist kei­ne Akti­on not­wen­dig. Nach­dem alle Bestän­de kor­ri­giert wur­den, kann eine Abgleich­lis­te gedruckt wer­den, wel­che die Dif­fe­ren­zen zwi­schen gezähl­ten Stück­zah­len (IST-Bestand) und im Lager­pro­gramm befind­li­chem Bestand (SOLL-Bestand) aus­gibt. Die­se Lis­te kann hel­fen, even­tu­el­le Feh­ler bei der Erfas­sung auf­zu­zei­gen, z.B. ein kom­plet­tes Regal ver­ges­sen etc.

Kommissionsware

Lager­ar­ti­kel, wel­che als Kom­mis­si­ons­wa­re im Lager gekenn­zeich­net sind (Feld Merkmal1 ent­hält den Begriff „Kom­mis­si­on“), müs­sen eben­falls kom­plett erfasst wer­den, da eine Inven­tur auch zum phy­si­ka­li­schen Bestands­ab­gleich dient. Bei der nach­fol­gen­den Bewer­tung des Waren­la­gers und beim Inven­tur­lis­ten­druck wird die Kom­mis­si­ons­wa­re jedoch nicht mit berück­sich­tigt. Sie wird weder in der Inven­tur­sum­me gewer­tet noch mit auf den Lis­ten für das Finanz­amt ausgedruckt.

Abwertung festlegen

In Schritt 3 der Inven­tur wer­den die Arti­kel gemäß ihres Erstein­kaufs­da­tums bewer­tet (Feld Auf­nah­me­da­tum im Lager).

In der Spal­te GEZÄHLT wer­den die errech­ne­ten Bestän­de der Arti­kel ange­zeigt, wel­che sich auf­grund der Zäh­lung und des zum Stich­tag ermit­tel­ten Kor­rek­tur­wer­tes erge­ben (sie­he Kapi­tel 1, Inven­tur­er­stel­lung zum…). In der Spal­te SUMME EK-BONUS befin­det sich der Gesamt-Ein­kaufs­preis abzüg­lich der im Lager ein­ge­tra­ge­nen Boni.

Ach­tung: Es wird hier nicht auf den Bonus in der Lie­fe­ran­ten­ver­wal­tung zurückgegriffen!

Die Rubrik INVENTURWERT zeigt den Gesamt-EK abzüg­lich der in der Spal­te ABWERTUNG in % ein­ge­tra­ge­nen Abwer­tung. Bit­te beach­ten Sie, dass es sich bei den hier ange­zeig­ten Stück­zah­len um errech­ne­te Wer­te han­delt, die von den im Lager bei der Erfas­sung gesetz­ten Inven­tur­be­stands­wer­ten abwei­chen kön­nen, je nach Ein­ga­be des Inven­tur­stich­ta­ges. Je wei­ter der Stich­tag vom aktu­el­len Tages­da­tum ent­fernt liegt, des­to grö­ßer kön­nen die Abwei­chun­gen zwi­schen den bei der Erfas­sung gezähl­ten und hier ange­zeig­ten Bestands­wer­ten sein.

Warengruppenspezifische Abwertung

Da Waren­grup­pen ver­schie­de­nen Abwer­tungs­sze­na­ri­en unter­lie­gen kön­nen, emp­fiehlt es sich, bei der Abwer­tung schritt­wei­se vor­zu­ge­hen. Ein Klick auf Waren­grup­pe öff­net eine Lis­te, die alle zur Inven­tur rele­van­ten Waren­grup­pen nach Lager­ty­pen grup­piert anzeigt. Mar­kie­ren Sie die Waren­grup­pen (durch Anha­ken mit der Maus), wel­che Sie mit einem glei­chen Abwer­tungs­sche­ma bewer­ten möch­ten und kli­cken Sie OK um die­se Waren­grup­pen in die Abwer­tungs­an­sicht zu über­neh­men. Sie kön­nen auch einen gesam­ten Lager­typ, z.B. Waren­la­ger Fas­sun­gen, ankli­cken, damit alle Waren­grup­pen, die in die­sem Lager­typ ent­hal­ten sind ange­wählt werden.

Möch­ten Sie z.B. die Arti­kel eines Jah­res um 30% im Wert redu­zie­ren, sodass der EK nur noch mit 70% sei­nes ursprüng­li­chen Wer­tes in der Inven­tur berech­net wird, so tra­gen Sie die Zahl 30 in die Spal­te Abwer­tung in % ein. Bewe­gen Sie den CURSOR mit den Pfeil­tas­ten nach oben oder unten und tra­gen Sie alle Abwer­tungs­fak­to­ren ein. Bei einer Abwer­tung von 100% bleibt ein Inven­tur­rest­wert von 1 EUR pro Arti­kel­stück erhalten.

Kli­cken Sie nach Ein­tra­gung aller Abwer­tun­gen auf Abwer­tung fest­le­gen, um die Abwer­tungs­fak­to­ren ver­bind­lich zu den jewei­li­gen Arti­keln ins Lager zu über­neh­men. Wie­der­ho­len Sie die­sen Vor­gang, bis alle Waren­grup­pen der Inven­tur­ar­ti­kel bewer­tet sind. In der nach­fol­gen­den Abbil­dung haben wir z.B. nur die Waren­grup­pe „SB“ (Son­nen­bril­len) aus­ge­wählt, um die­se ein­zeln zu bewer­ten. Im unte­ren Teil des Fens­ters ste­hen zur bes­se­ren Gesamt­über­sicht immer die aktu­el­len Gesamt­wer­te für Stück­zahl und Inven­tur­wert. Die­se Wer­te wer­den nach jedem Abwer­tungs­lauf aktualisiert.

Die steu­er­recht­li­che Abwer­tungs­grund­la­ge bei modi­schen Arti­keln (Fas­sun­gen, Son­nen­bril­len, etc.) ist das Mode­ri­si­ko Gerin­ger­be­wer­tung auf Grund modi­scher Alte­rung) und nicht das letz­te Zugangs­da­tum (Gerin­ger­be­wer­tung auf Grund Lager­dau­er und/oder Abnut­zung). Des­halb wird in der Spal­te JAHR das Erstein­kaufs­da­tum des Arti­kels angezeigt.

Klä­ren Sie auf jeden Fall den Abwer­tungs­sach­ver­halt mit Ihrem Steu­er­be­ra­ter ab! Die im Rah­men die­ser Anlei­tung genann­ten Sach­ver­hal­te und deren dar­aus abge­lei­te­ten Inter­pre­ta­tio­nen sind unver­bind­lich und frei­blei­bend. Sie stel­len auf kei­nen Fall eine rechts­ver­bind­li­che Aus­sa­ge dar! Eben­falls kön­nen sei­tens PRISMA kei­ne Vor­ga­ben oder Vor­schlä­ge gemacht wer­den, wie sinn­voll oder rich­tig abge­wer­tet wird.

Inventurlisten

Im Schritt 4 der Inven­tur geht es um den Aus­druck der Inventurlisten.

Inventurliste intern

Hier wer­den die Arti­kel aus­führ­lich benannt inklu­si­ve EK-Datum, EK-Preis, Abwer­tungs­fak­tor etc. Die­se Lis­te ent­hält somit durch­aus ver­trau­li­che Infor­ma­tio­nen, wel­che nicht unbe­dingt an eine Finanz­be­hör­de wei­ter­ge­lei­tet wer­den müssen.

Inventurliste Finanzamt

Die­ser Aus­druck ist deut­lich „spar­ta­ni­scher“ als die Inven­tur­lis­te intern und beinhal­tet nur die unbe­dingt not­wen­di­gen Anga­ben. Dank der durch Anha­ken zuwähl­ba­ren Optio­nen, wie Sor­tie­rung, Aus­ga­be mit Sei­ten­zah­len etc. kann hier eine indi­vi­du­el­le Lis­te für das Finanz­amt erstellt werden.

Abschluss

Abschluss der Inven­tur in Schritt 5.

Sind alle Arti­kel erfasst, bewer­tet und die not­wen­di­gen Lis­ten aus­ge­druckt, kann die Inven­tur unter Schritt 5 abge­schlos­sen wer­den. Fol­gen­de Aktio­nen wer­den, nach­dem Sie auf Wei­ter geklickt haben, ausgeführt:

  • Vor dem eigent­li­chen Abschluss wird zur Sicher­heit der kom­plet­te Inhalt des Lagers als Datei gespei­chert, um in Not­fäl­len den Zustand vor dem Inven­tur­ab­schluß rekon­stru­ie­ren zu können.
  • Das Ergeb­nis der Zählung/Erfassung (Inhalt des Fel­des Inven­tur­best. im Lager) wird als neu­er Ist-Bestand in das Feld Bestand über­tra­gen, d.h. der bis­he­ri­ge Ein­trag unter Bestand wird gelöscht und der Zähl­be­stand als neu­er Bestand gesetzt.
  • Die even­tu­ell auf­tre­ten­den Dif­fe­ren­zen zwi­schen bis­he­ri­gem Bestand und neu­em Ist-Bestand wer­den aus­ge­bucht und in der Lager­be­we­gungs­ta­bel­le als Lager­bu­chun­gen dokumentiert.
  • Der Inhalt des Fel­des Inven­tur­best. wird gelöscht.

Ach­tung: Der Inven­tur­ab­schluss kann nicht rück­gän­gig gemacht wer­den. Auch die Siche­rungs­da­tei kann nicht in ein lau­fen­des Sys­tem zurück­ge­spielt, son­dern nur daten­tech­nisch von der PRIS­MA-Hot­line aus­ge­wer­tet werden.

Des­halb wer­den zur Kon­trol­le noch­mals die kom­plet­ten Zähl­be­stän­de der Erfas­sung ange­zeigt, um aus­zu­schlie­ßen, dass even­tu­ell ein kom­plet­ter Lager­typ nicht erfasst wur­de. Genau die­se Zähl­be­stän­de sind dann die neu­en Ist-Bestän­de des Lagers. Wird ein Lager geführt, müs­sen bei der Inven­tur alle Arti­kel­grup­pen und Arti­kel ohne Aus­nah­me erfasst wer­den. Es ist nicht mög­lich, eine Inven­tur­er­fas­sung nur für ein­zel­ne Lager­ty­pen durch­zu­füh­ren. Alle nicht erfass­ten Arti­kel wer­den beim Inven­tur­ab­schluss auf Bestand 0 gesetzt (aus­ge­bucht).

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