Gutscheine – Wie mache ich es richtig?

von | Jun 19, 2020 | Allgemein | 1 Kommentar

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Einzweck- oder Mehrzweckgutschein

Definition und steuerrechtliche Eigenschaften

Vor­ab sei gesagt, dass Ein­zweck- und Mehr­zweck­gut­schei­ne immer Kauf­gut­schei­ne sind, d.h. der Kun­de kauft und bezahlt den Gut­schein­wert vor­ab – im Gegen­satz zu Rabatt­gut­schei­nen, bei wel­chen der Kun­de ohne Zah­lung das Anrecht auf einen Preis­nach­lass erhält.

Was ist ein Einzweck-Gutschein

Ein Ein­zweck- Gut­schein liegt vor, wenn der Ort der Leis­tung, auf den sich der Gut­schein bezieht, und die geschul­de­te Umsatz­steu­er bereits im Zeit­punkt der Aus­ga­be fest­ste­hen (§ 3 Abs. 14 UStG).
Das bedeu­tet ein­fach aus­ge­drückt: Wenn der Gut­schein nur für ein Produkt/Produkte mit einem ein­deu­ti­gen Umsatz­steu­er­satz ein­ge­löst wer­den kann (z.B. Son­nen­bril­le mit 19% Ust.), dann muss bei Ver­kauf und Ein­lö­sung die­ses Gut­schei­nes auch genau die­se Umsatz­steu­er (z.B. 19%) zwin­gend auf den Gut­schein­be­trag ange­wandt wer­den. Ein Ein­zweck – Gut­schein ent­steht auto­ma­tisch auch dann, wenn das Gut­schein aus­ge­ben­de Unter­neh­men nur Pro­duk­te zu einem Umsatz­steu­er­satz im Sor­ti­ment hat. Damit liegt der Umsatz­steu­er­satz der Leis­tung bei Ver­kauf des Gut­schei­nes eben­falls bereits fest.

Nachteil des Einzweck-Gutscheins

Ein Nach­teil des Ein­zweck – Gut­schei­nes liegt dar­in, dass er nur auf Pro­duk­te glei­chen Mehr­wert­steu­er­satz ein­ge­löst wer­den kann. Dies bedeu­tet bei einer Mehr­wert­steu­er­än­de­rung (wie sie ab dem 01.07.2020 vor­liegt), dass Ein­weg – Gut­schei­ne, wel­che für z.B. 19% ver­kauft wur­den, nicht auf Pro­dukt­prei­se mit z.B. 16% eingelöst/verrechnet wer­den dür­fen. Man müss­te in die­sem Fal­le den Ein­zweck – Gut­schein in einem geson­der­ten Kas­sier­vor­gang (eige­ner Kas­sen­bon) ein­lö­sen bzw. „zurück­neh­men“ (wie eine Waren­rück­ga­be) und in einem zwei­ten Kas­sier­vor­gang das eigent­li­che Pro­dukt verkaufen.
Ein Bei­spiel: Der Kun­de hat am 15.06.2020 einen Ein­zweck – Gut­schein über 100,- EUR erwor­ben und eine Bril­le bestellt. Er kommt am 09.07.2020, holt sei­ne Bril­le für 500,- EUR ab (damit 16% Ust.) und möch­te den Gut­schein mit dem Kauf­preis verrechnen.
Vor­ge­hens­wei­se: Zuerst nur den Gut­schein ein­lö­sen und in der Kas­se durch­bu­chen. Las­sen Sie nun den Kun­den den Erhalt von 100,- EUR auf dem Bon quit­tie­ren. Zah­len Sie ihm den Betrag von 100,- EUR aus oder eventl. nicht, wenn er im fol­gen­den Vor­gang bar bezah­len möch­te und Sie die 100,- EUR sozu­sa­gen „im Sinn“ behal­ten. Behal­ten Sie die unter­schrie­be­ne Aus­fer­ti­gung des Kas­sen­bon als Beleg der nega­ti­ven Ein­nah­me. Danach kön­nen Sie ganz nor­mal die Bril­le kas­sie­ren und das (eventl. rest­li­che) Geld vereinnahmen.

Auch uns ist klar, dass dies ein umständ­li­ches Ver­fah­ren ist. Ein­fa­cher wäre es mit einem Mehr­zweck – Gutschein…

Was ist ein Mehrzweckgutschein

Alle ande­ren Gut­schei­ne, die kei­ne Ein­zweck-Gut­schei­ne sind, sind nach § 3 Abs. 15 UStG Mehr­zweck-Gut­schei­ne. Bei die­ser Art von Gut­schei­nen liegt bei Ver­kauf noch nicht fest, ob sie auf ein Pro­dukt mit Regel­um­satz­steu­er­satz oder mit ver­min­der­tem Umsatz­steu­er­satz ein­ge­löst wer­den. Aus die­sem Grun­de ist auf den Gut­schein­be­trag kei­ne Umsatz­steu­er fäl­lig und bei Ver­kauf kann die­ser mit 0% Umsatz­steu­er in der Kas­se ver­bucht wer­den. Hat eine Unter­neh­mung also Pro­duk­te bei­der Umsatz­steu­er­ar­ten im Ange­bot (Regel­steu­er­satz und ver­min­der­ter Steu­er­satz s.o.), so kön­nen Wert­gut­schei­ne gene­rell als Mehr­zweck – Gut­schei­ne ver­kauft werden.
Ein Bei­spiel: Wür­de ein augen­op­ti­sches Fach­ge­schäft zusätz­lich zu Bril­len und Kon­takt­lin­sen noch Han­dels­wa­re zum ver­min­der­ten Umsatz­steu­er­satz (7% bzw. 5%) füh­ren, wie z.B. bestimm­te Hör­ge­rä­te­ar­ti­kel oder Eschen­bach-Lupen Smart­lux (Art. No. 165011), Movi­lux (Art. No. 16511) etc., so wäre die Mög­lich­keit zur Aus­ga­be von Mehr­zweck – Gut­schei­nen gegeben.

Die Vor­tei­le eines Mehr­zweck – Gut­schei­nes sind also, dass er auf jedes Pro­dukt direkt ein­ge­löst wer­den kann und bei Ver­kauf des Gut­schei­nes kei­ne Umsatz­steu­er anfällt. Bei­de Eigen­schaf­ten haben ihren „Charme“ bei der jet­zi­gen und bei zukünf­ti­gen Umsatzsteueranpassungen.

Gutscheine in der prisma.desktop Registrierkasse

Handhabung in der Praxis

Die Buchungsvorlage GUTSCHEIN

Über die prisma.desktop Regis­trier­kas­se kön­nen Gut­schei­ne bei­der Arten ver­kauft und auch wie­der ein­ge­löst wer­den. Hier­zu soll­te eine geeig­ne­te Buchungs­vor­la­ge anlegt sein, die dann für Ver­kauf und Ein­lö­sung ver­wen­det wer­den kann.
Da es sich bei Gut­schein­ver­kauf und – ein­lö­sung um einen Ein­nah­me­vor­gang (Erlös) han­delt, emp­feh­len wir fol­gen­de Vorgehensweise:

  • Legen Sie unter LAGER -> WARENGRUPPEN eine eige­ne Waren­grup­pe für Gut­schei­ne an, z.B. „GS“ o.ä.
  • Wenn Sie die prisma.desktop Datev-Schnitt­stel­le für die Kas­se nut­zen, um die Daten an Ihren Steu­er­be­ra­ter zu über­ge­ben, soll­te Sie jetzt für die­se Waren­grup­pe die Kon­ten für die jewei­li­gen Mehr­wert­steu­er­sät­ze anlegen.
  • Wech­seln Sie nun in die prisma.desktop Regis­trier­kas­se und rufen Sie im Menü KASSENMANAGER die BUCHUNGSVORLAGEN auf.
  • Kli­cken Sie in der obe­ren Zei­le auf die gewünsch­te Buchungs­vor­la­gen-Grup­pe, in wel­cher Sie die Vor­la­ge GUTSCHEIN erstel­len möch­ten. Wäh­len Sie dann rechts unten NEUE VORLAGE.
  • Wäh­len Sie als Typ WARENGRUPPE und kli­cken Sie FERTIG.
  • Tra­gen Sie unter TITEL eine aus­sa­ge­kräf­ti­ge Bezeich­nung ein, z.B. „Gut­schein“.
  • Unter TYP WG wäh­len Sie die Gut­schein-Waren­grup­pe (s.o.) und als MwSt. ent­we­der STANDARD MWST. oder OHNE MWST., je nach­dem, ob Sie Ein­zweck- oder Mehr­zweck – Gut­schei­ne verkaufen.
  • Als E/A‑Typ ist EINNAHME zu wäh­len. Kli­cken Sie auf FERTIG und ver­las­sen sie die Buchungsvorlagenverwaltung.

 

Gutschein verkaufen

Nun kön­nen Sie über die ange­leg­te Buchungs­vor­la­ge Gut­schei­ne ver­kau­fen. Tra­gen Sie nach Auf­ruf der Buchungs­vor­la­ge ein­fach noch den Ver­kaufs­be­trag ein und schlie­ßen Sie den Ver­kaufs­vor­gang wie üblich ab.

Auf dem Kas­sen­bon wird beim Ver­kauf eines Gut­schei­nes auto­ma­tisch ein Bar­code und eine ein­deu­ti­ge Gut­schein­num­mer aus­ge­ge­ben. Damit kann der Gut­schein bei der Ein­lö­sung ganz ein­fach und auto­ma­tisch wie­der auf­ge­ru­fen wer­den. Wir emp­feh­len des­halb dem Kun­den den Kas­sen­bon aus­zu­hän­di­gen mit der Bit­te, ihn zur Ein­lö­sung mit­zu­brin­gen. Falls Sie eige­ne Gut­schein­hef­te oder ‑fly­er ver­wen­den, könn­ten Sie den Kas­sen­bon dort anbrin­gen (hef­ten oder kle­ben). Es kann auf Wunsch auch eine belie­bi­ge ande­re Aus­ga­be in prisma.desktop imple­men­tiert wer­den, z.B. der Druck einer hoch­wer­ti­gen Gut­schein-Plas­tik­kar­te (For­mat wie EC-Kar­te) oder eines Auf­kle­bers mit der Gut­schein­num­mer und dem Barcode.

Klei­ner Tipp: Wenn Sie unter BEMERKUNGEN den Kun­den­na­men ein­tra­gen, kön­nen Sie den Gut­schein­ver­kauf für die­sen Kun­den in der Buchungs­lis­te über SUCHE jeder­zeit wie­der auf­ru­fen. Dies ist vor­teil­haft, wenn der Kun­de z.B. sei­nen Gut­schein ver­lo­ren hat oder den Kas­sen­bon mit dem Gut­schein­code (s.u.) nicht mehr hat. Es kann dann näm­lich direkt aus der Buchungs­lis­te ein Nach­bon erstellt und zur Ein­lö­sung genutzt wer­den (Benut­zer mit dem­entspre­chen­den Rech­ten vorausgesetzt).

Gutschein einlösen

Die Ein­lö­sung eines Gut­schei­nes ist, wie oben bereits ange­deu­tet, rela­tiv ein­fach: Sie scan­nen den Bar­code auf dem Kas­sen­bon oder einem sons­ti­gen durch prisma.desktop erstell­ten Gut­schein­for­mu­lar. Alter­na­tiv kön­nen sie auch die Gut­schein­num­mer in das Feld BARCODE manu­ell ein­tra­gen und bestä­ti­gen. Die­se Num­mer besteht immer aus dem Buch­sta­ben „R“ und einer Zah­len­fol­ge (z.B. R123456). Es erscheint dann auto­ma­tisch eine neue Buchungs­zei­le mit der Bezeich­nung „Gut­schein Nr. xxxxx“ und dem nega­ti­ven Ver­kaufs­be­trag des Gut­schei­nes. Der Wert des Bons wird somit um den Wert des Gut­schei­nes gemin­dert. Ein auf die­se Wei­se ein­ge­lös­ter Gut­schein kann dank der ein­deu­ti­gen Num­mer nicht noch­mals auf die­se Wei­se ein­ge­löst werden.

Soll­te kei­ne Gut­schein­num­mer bekannt oder vor­han­den sein, so kön­nen Sie natür­lich auch eine Ein­lö­sung über die­sel­be Buchungs­vor­la­ge GUTSCHEIN wie beim Ver­kauf durch­füh­ren. Hier­bei wäre zu beach­ten, dass Sie den nega­ti­ven Betrag selbst ein­ge­ben müs­sen und die Nach­fra­ge, ob Sie wirk­lich eine nega­ti­ve Ein­nah­me buchen möch­ten, mit JA beantworten.

Da ohne Num­mer kei­ne Zuord­nung statt­fin­den kann, wäre die­ser Gut­schein mehr­fach ein­lös­bar. Wir emp­feh­len des­halb, den Gut­schein nach Ein­lö­sung ein­zu­zie­hen und unbrauch­bar zu machen.

Aber wie geht man vor, wenn der Gut­schein­wert den Preis des gekauf­ten Pro­duk­tes über­steigt? Auch hier­für gibt es eine prak­ti­ka­ble Lösung!
Über­neh­men bzw. scan­nen Sie das gewünsch­te Pro­dukt und den Gut­schein in die Kas­se. Der nun ent­stan­de­ne nega­ti­ve Betrag wird Ihnen in der Kas­se ange­zeigt. Ver­wen­den Sie nun die Buchungs­vor­la­ge GUTSCHEIN und erstel­len Sie einen neu­en (posi­ti­ven) Gut­schein über exakt die­sen Fehl­be­trag, z.B. bei der Anzei­ge ‑100 EUR wird ein Gut­schein über +100 EUR erstellt etc. Ach­ten Sie dar­auf, dass nun die Bon­sum­me 0 EUR ent­spricht und buchen Sie. Der ein­ge­lös­te Gut­schein wird dadurch ent­wer­tet und ein neu­er Gut­schein über den Dif­fe­renz­be­trag erstellt.
Fertig!

 

Haf­tungs­aus­schluss
Auf­grund gesetz­li­cher Bestim­mun­gen darf die PRISMA Com­pu­ter­sys­te­me GmbH kei­ne steu­er­fach­li­che oder steu­er­recht­li­che Bera­tung anbie­ten oder ausüben.
Alle in die­sem Schrei­ben dar­ge­stell­ten Sach­ver­hal­te und Aus­sa­gen sind nach bes­tem Wis­sen und Gewis­sen recher­chiert und ange­fer­tigt
. Sie stel­len jedoch kei­ne ver­bind­li­che steu­er­fach­li­che oder steu­er­recht­li­che Bera­tung dar, son­dern ledig­lich eine Mei­nungs­äu­ße­rung der PRISMA Com­pu­ter­sys­te­me GmbH.
Wir über­neh­men daher kei­ne Haf­tung für jeg­li­che Schä­den, ins­be­son­de­re finan­zi­el­ler Art, die auf­grund prak­ti­scher Anwen­dung, Nut­zung, Aus­füh­rung oder der feh­ler­haf­ten bzw. miss­ver­ständ­li­chen For­mu­lie­rung der obi­gen Sach­ver­hal­te und/oder Aus­sa­gen ent­ste­hen. Kon­tak­tie­ren Sie bit­te im Zwei­fels­fall und zur kor­rek­ten steu­er­li­chen Ver­hal­tens­wei­se unbe­dingt Ihren Steu­er­be­ra­ter!

1 Kommentar

  1. specs.berlin

    Dan­ke für den Blog­Bei­trag. Hat mir auf’n Sams­tag geholfen.
    LG. Claas Witzel

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