Gutscheine — Wie mache ich es richtig?

von | Jun 19, 2020 | Allgemein | 0 Kommentare

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Einzweck- oder Mehrzweckgutschein

Definition und steuerrechtliche Eigenschaften

Vorab sei gesagt, dass Einzweck- und Mehrzweckgutscheine immer Kaufgutscheine sind, d.h. der Kunde kauft und bezahlt den Gutscheinwert vorab — im Gegensatz zu Rabattgutscheinen, bei welchen der Kunde ohne Zahlung das Anrecht auf einen Preisnachlass erhält.

Was ist ein Einzweck-​Gutschein

Ein Einzweck- Gutschein liegt vor, wenn der Ort der Leistung, auf den sich der Gutschein bezieht, und die geschuldete Umsatzsteuer bereits im Zeitpunkt der Ausgabe feststehen (§ 3 Abs. 14 UStG).
Das bedeutet einfach ausgedrückt: Wenn der Gutschein nur für ein Produkt/​Produkte mit einem eindeutigen Umsatzsteuersatz eingelöst werden kann (z.B. Sonnenbrille mit 19% Ust.), dann muss bei Verkauf und Einlösung dieses Gutscheines auch genau diese Umsatzsteuer (z.B. 19%) zwingend auf den Gutscheinbetrag angewandt werden. Ein Einzweck — Gutschein entsteht automatisch auch dann, wenn das Gutschein ausgebende Unternehmen nur Produkte zu einem Umsatzsteuersatz im Sortiment hat. Damit liegt der Umsatzsteuersatz der Leistung bei Verkauf des Gutscheines ebenfalls bereits fest.

Nachteil des Einzweck-​Gutscheins

Ein Nachteil des Einzweck — Gutscheines liegt darin, dass er nur auf Produkte gleichen Mehrwertsteuersatz eingelöst werden kann. Dies bedeutet bei einer Mehrwertsteueränderung (wie sie ab dem 01.07.2020 vorliegt), dass Einweg — Gutscheine, welche für z.B. 19% verkauft wurden, nicht auf Produktpreise mit z.B. 16% eingelöst/​verrechnet werden dürfen. Man müsste in diesem Falle den Einzweck — Gutschein in einem gesonderten Kassiervorgang (eigener Kassenbon) einlösen bzw. “zurücknehmen” (wie eine Warenrückgabe) und in einem zweiten Kassiervorgang das eigentliche Produkt verkaufen.
Ein Beispiel: Der Kunde hat am 15.06.2020 einen Einzweck — Gutschein über 100,- EUR erworben und eine Brille bestellt. Er kommt am 09.07.2020, holt seine Brille für 500,- EUR ab (damit 16% Ust.) und möchte den Gutschein mit dem Kaufpreis verrechnen.
Vorgehensweise: Zuerst nur den Gutschein einlösen und in der Kasse durchbuchen. Lassen Sie nun den Kunden den Erhalt von 100,- EUR auf dem Bon quittieren. Zahlen Sie ihm den Betrag von 100,- EUR aus oder eventl. nicht, wenn er im folgenden Vorgang bar bezahlen möchte und Sie die 100,- EUR sozusagen “im Sinn” behalten. Behalten Sie die unterschriebene Ausfertigung des Kassenbon als Beleg der negativen Einnahme. Danach können Sie ganz normal die Brille kassieren und das (eventl. restliche) Geld vereinnahmen.

Auch uns ist klar, dass dies ein umständliches Verfahren ist. Einfacher wäre es mit einem Mehrzweck — Gutschein...

Was ist ein Mehrzweckgutschein

Alle anderen Gutscheine, die keine Einzweck-​Gutscheine sind, sind nach § 3 Abs. 15 UStG Mehrzweck-​Gutscheine. Bei dieser Art von Gutscheinen liegt bei Verkauf noch nicht fest, ob sie auf ein Produkt mit Regelumsatzsteuersatz oder mit vermindertem Umsatzsteuersatz eingelöst werden. Aus diesem Grunde ist auf den Gutscheinbetrag keine Umsatzsteuer fällig und bei Verkauf kann dieser mit 0% Umsatzsteuer in der Kasse verbucht werden. Hat eine Unternehmung also Produkte beider Umsatzsteuerarten im Angebot (Regelsteuersatz und verminderter Steuersatz s.o.), so können Wertgutscheine generell als Mehrzweck — Gutscheine verkauft werden.
Ein Beispiel: Würde ein augenoptisches Fachgeschäft zusätzlich zu Brillen und Kontaktlinsen noch Handelsware zum verminderten Umsatzsteuersatz (7% bzw. 5%) führen, wie z.B. bestimmte Hörgeräteartikel oder Eschenbach-​Lupen Smartlux (Art. No. 165011), Movilux (Art. No. 16511) etc., so wäre die Möglichkeit zur Ausgabe von Mehrzweck — Gutscheinen gegeben.

Die Vorteile eines Mehrzweck — Gutscheines sind also, dass er auf jedes Produkt direkt eingelöst werden kann und bei Verkauf des Gutscheines keine Umsatzsteuer anfällt. Beide Eigenschaften haben ihren “Charme” bei der jetzigen und bei zukünftigen Umsatzsteueranpassungen.

Gutscheine in der prisma.desktop Registrierkasse

Handhabung in der Praxis

Die Buchungsvorlage GUTSCHEIN

Über die prisma.desktop Registrierkasse können Gutscheine beider Arten verkauft und auch wieder eingelöst werden. Hierzu sollte eine geeignete Buchungsvorlage anlegt sein, die dann für Verkauf und Einlösung verwendet werden kann.
Da es sich bei Gutscheinverkauf und — einlösung um einen Einnahmevorgang (Erlös) handelt, empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

  • Legen Sie unter LAGER -> WARENGRUPPEN eine eigene Warengruppe für Gutscheine an, z.B. “GS” o.ä.
  • Wenn Sie die prisma.desktop Datev-​Schnittstelle für die Kasse nutzen, um die Daten an Ihren Steuerberater zu übergeben, sollte Sie jetzt für diese Warengruppe die Konten für die jeweiligen Mehrwertsteuersätze anlegen.
  • Wechseln Sie nun in die prisma.desktop Registrierkasse und rufen Sie im Menü KASSENMANAGER die BUCHUNGSVORLAGEN auf.
  • Klicken Sie in der oberen Zeile auf die gewünschte Buchungsvorlagen-​Gruppe, in welcher Sie die Vorlage GUTSCHEIN erstellen möchten. Wählen Sie dann rechts unten NEUE VORLAGE.
  • Wählen Sie als Typ WARENGRUPPE und klicken Sie FERTIG.
  • Tragen Sie unter TITEL eine aussagekräftige Bezeichnung ein, z.B. “Gutschein”.
  • Unter TYP WG wählen Sie die Gutschein-​Warengruppe (s.o.) und als MwSt. entweder STANDARD MWST. oder OHNE MWST., je nachdem, ob Sie Einzweck- oder Mehrzweck — Gutscheine verkaufen.
  • Als E/​A‑Typ ist EINNAHME zu wählen. Klicken Sie auf FERTIG und verlassen sie die Buchungsvorlagenverwaltung.

 

Gutschein verkaufen

Nun können Sie über die angelegte Buchungsvorlage Gutscheine verkaufen. Tragen Sie nach Aufruf der Buchungsvorlage einfach noch den Verkaufsbetrag ein und schließen Sie den Verkaufsvorgang wie üblich ab.

Auf dem Kassenbon wird beim Verkauf eines Gutscheines automatisch ein Barcode und eine eindeutige Gutscheinnummer ausgegeben. Damit kann der Gutschein bei der Einlösung ganz einfach und automatisch wieder aufgerufen werden. Wir empfehlen deshalb dem Kunden den Kassenbon auszuhändigen mit der Bitte, ihn zur Einlösung mitzubringen. Falls Sie eigene Gutscheinhefte oder ‑flyer verwenden, könnten Sie den Kassenbon dort anbringen (heften oder kleben). Es kann auf Wunsch auch eine beliebige andere Ausgabe in prisma.desktop implementiert werden, z.B. der Druck einer hochwertigen Gutschein-​Plastikkarte (Format wie EC-​Karte) oder eines Aufklebers mit der Gutscheinnummer und dem Barcode.

Kleiner Tipp: Wenn Sie unter BEMERKUNGEN den Kundennamen eintragen, können Sie den Gutscheinverkauf für diesen Kunden in der Buchungsliste über SUCHE jederzeit wieder aufrufen. Dies ist vorteilhaft, wenn der Kunde z.B. seinen Gutschein verloren hat oder den Kassenbon mit dem Gutscheincode (s.u.) nicht mehr hat. Es kann dann nämlich direkt aus der Buchungsliste ein Nachbon erstellt und zur Einlösung genutzt werden (Benutzer mit dementsprechenden Rechten vorausgesetzt).

Gutschein einlösen

Die Einlösung eines Gutscheines ist, wie oben bereits angedeutet, relativ einfach: Sie scannen den Barcode auf dem Kassenbon oder einem sonstigen durch prisma.desktop erstellten Gutscheinformular. Alternativ können sie auch die Gutscheinnummer in das Feld BARCODE manuell eintragen und bestätigen. Diese Nummer besteht immer aus dem Buchstaben “R” und einer Zahlenfolge (z.B. R123456). Es erscheint dann automatisch eine neue Buchungszeile mit der Bezeichnung “Gutschein Nr. xxxxx” und dem negativen Verkaufsbetrag des Gutscheines. Der Wert des Bons wird somit um den Wert des Gutscheines gemindert. Ein auf diese Weise eingelöster Gutschein kann dank der eindeutigen Nummer nicht nochmals auf diese Weise eingelöst werden.

Sollte keine Gutscheinnummer bekannt oder vorhanden sein, so können Sie natürlich auch eine Einlösung über dieselbe Buchungsvorlage GUTSCHEIN wie beim Verkauf durchführen. Hierbei wäre zu beachten, dass Sie den negativen Betrag selbst eingeben müssen und die Nachfrage, ob Sie wirklich eine negative Einnahme buchen möchten, mit JA beantworten.

Da ohne Nummer keine Zuordnung stattfinden kann, wäre dieser Gutschein mehrfach einlösbar. Wir empfehlen deshalb, den Gutschein nach Einlösung einzuziehen und unbrauchbar zu machen.

Aber wie geht man vor, wenn der Gutscheinwert den Preis des gekauften Produktes übersteigt? Auch hierfür gibt es eine praktikable Lösung!
Übernehmen bzw. scannen Sie das gewünschte Produkt und den Gutschein in die Kasse. Der nun entstandene negative Betrag wird Ihnen in der Kasse angezeigt. Verwenden Sie nun die Buchungsvorlage GUTSCHEIN und erstellen Sie einen neuen (positiven) Gutschein über exakt diesen Fehlbetrag, z.B. bei der Anzeige ‑100 EUR wird ein Gutschein über +100 EUR erstellt etc. Achten Sie darauf, dass nun die Bonsumme 0 EUR entspricht und buchen Sie. Der eingelöste Gutschein wird dadurch entwertet und ein neuer Gutschein über den Differenzbetrag erstellt.
Fertig!

 

Haftungsausschluss
Aufgrund gesetzlicher Bestimmungen darf die PRISMA Computersysteme GmbH keine steuerfachliche oder steuerrechtliche Beratung anbieten oder ausüben.
Alle in diesem Schreiben dargestellten Sachverhalte und Aussagen sind nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert und angefertigt
. Sie stellen jedoch keine verbindliche steuerfachliche oder steuerrechtliche Beratung dar, sondern lediglich eine Meinungsäußerung der PRISMA Computersysteme GmbH.
Wir übernehmen daher keine Haftung für jegliche Schäden, insbesondere finanzieller Art, die aufgrund praktischer Anwendung, Nutzung, Ausführung oder der fehlerhaften bzw. missverständlichen Formulierung der obigen Sachverhalte und/​oder Aussagen entstehen. Kontaktieren Sie bitte im Zweifelsfall und zur korrekten steuerlichen Verhaltensweise unbedingt Ihren Steuerberater!

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