Der neue Kassenabschluss — tägliche Routine leicht gemacht

von | Aug 27, 2020 | Allgemein | 0 Kommentare

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Wie mache ich einen Kassenabschluss?

Ein Kassenabschluss besteht im wesentlichen aus drei Schritten, welche im Folgenden beschrieben sind. Es sind alle drei Schritte durchzuführen, um einen fiskalrechtlich korrekten Kassenabschluss in prisma.desktop zu dokumentieren.

Wird einer der drei Schritte abgebrochen, ist kein dokumentierter Kassenabschluss durchgeführt worden! Erst wenn Sie im letzten Schritt auf den Button Kasse abschließen klicken, haben Sie den Kassenabschluss korrekt dokumentiert.

Um den Kassenabschluss zu starten, gehen Sie im Kassenmanager auf Kassenabschluss /​ Kasse zählen.

Kasse zählen wurde umbenannt in Kassenabschluss /​ Kasse zählen

Kasse zählen

Die Zählung der Kasse dient dazu, den Kassenbestand am Ende eines Geschäftstages zu kontrollieren. Dieser Vorgang der Kassenkontrolle ist für eine fiskalrechtlich konforme Kassenführung notwendig. Sollte in diesem Schritt eine Differenz zu dem berechneten Kassenbestand auftreten, muss überprüft werden, welche Buchung fehlerhaft war bzw. ob man korrekt gezählt hat.

Im Zählbrett die Anzahl der Scheine/​Münzen eintragen. Im Optimalfall steht am Ende bei Differenz 0,00.

Um Sie bei der Zählung der Kasse zu unterstützen, erscheint in prisma.desktop ein Zählbrett, in dem Sie lediglich die Anzahl der vorhandenen Geldscheine bzw. ‑münzen eintragen. Auf der rechten Seite wird ihnen automatisch angezeigt, wieviel Bargeld sich in der Kasse befinden müsste und die Differenz zum bisher gezählten Bestand. Während der Zählung nähert sich die Differenz immer mehr dem Wert 0,00€. Ist dieser im Optimalfall am Ende der Zählung erreicht, ist Ihre Kasse korrekt und es geht weiter mit Schritt 2.

Sollte am Ende der Zählung immer noch ein Wert ungleich 0,00€ als Differenz angezeigt werden, kann dies zwei Gründe haben: entweder es wurde falsch gezählt oder es wurde im Laufe des Tages eine Buchung anders kassiert als sie in prisma.desktop eingegeben wurde.

Sie können die Buchungen des Tages in der unteren Box, durch Klicken des Pfeils neben Buchungen (Salden), anzeigen. Hierbei ist zu beachten, dass ALLE Buchungen angezeigt werden, Einnahmen und Ausgaben. Bei den angezeigten Salden handelt es sich um eine rein rechnerische Aufsummierung positiver und negativer Buchungen.

Die Buchungen des Tages können in einer Liste angezeigt werden.

Fehlerhafte Buchungen finden

Wenn Sie sichergestellt haben, dass korrekt gezählt wurde und dennoch eine Differenz besteht, können Sie den Kassenabschluss abbrechen und die gelaufenen Buchungen des Tages in der Buchungsliste durchgehen. Möglicherweise fällt Ihnen hierbei auf, wo der Fehler passiert sein könnte. Die fehlerhafte Buchung kann in der Buchungsliste mit einem Storno anuliert werden und durch eine korrekte Nachbuchung ersetzt werden.

ACHTUNG: Stornierung einer Buchung ist nur am selben Tag möglich!

Können Sie den Fehler im Nachhinein nicht mehr ermitteln, so starten Sie erneut einen Kassenabschluss und zählen Sie noch einmal die Kasse (oder stellen Sie die vorherige Zählung über unter dem Zählbrett vorhandenen Link wieder her, wenn Sie sich sicher sind, dass korrekt gezählt wurde). Wenn nun bei Differenz wieder einen Wert ungleich 0,00€ erscheint, können Sie auf Korrekturbuchung durchführen klicken, um den Bestand zu korrigieren.

ACHTUNG: Selbstverständlich wird auch die Korrekturbuchung dokumentiert! Zudem brauchen Sie entsprechende Rechte (sofern die prisma.desktop-Benutzerverwaltung initialisiert wurde), um diesen Schritt durchzuführen.

Bankausgang buchen

Im nächsten Schritt wird der Bankausgang des Bargeldes gebucht. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten, aus welchen eine zu wählen ist.

Einen bestimmten Betrag entnehmen

Geben Sie ein, wie viel Geld Sie zur Bank bringen möchten.

Hier können Sie auch eingeben, wieviel Geld Sie zur Bank bringen möchten. Haben Sie beispielsweise 1.199,51€ als aktuellen Bargeldbestand, könnten Sie z.B. 1.000€ entnehmen. Dies hat den Vorteil, dass Sie nicht mühsam einen ungeraden Betrag abzählen müssen. Hierfür müssen Sie einfach die 1.000€ in das entsprechende Feld eintragen. Es wird Ihnen nun angezeigt, welcher Bestand nach dieser Entnahme in der Kasse verbleibt.

Einen festen Betrag in der Kasse lassen

Geben Sie ein, wie viel Euro Sie in der Kasse belassen wollen.

Alternativ gibt es die Möglichkeit, einen festen Betrag in der Kasse zu belassen. Möchten Sie beispielsweise, dass jeden Abend 250€ in der Kasse bleiben, ist dies die passende Variante.

Dazu wählen Sie die Option Fixer Betrag in Kasse und geben anschließend ein, welchen Betrag Sie in der Kasse belassen wollen. In zuvor genanntem Beispiel wären dies 250€. Es wird Ihnen angezeigt, wieviel Bargeld Sie entnehmen müssen, um den gewünschten Bestand in der Kasse zu erreichen.

Ohne Bankausgang fortfahren

Möchten Sie keinen Bankausgang buchen, so wählen Sie diese Option aus und klicken Sie auf Fortfahren.

Kassenberichte drucken/​speichern

Auch wenn Sie alle Berichte auf ‘Nicht ausgeben’ setzen, müssen Sie zwingend ‘Kasse abschließen’ drücken, um den Kassenabschluss korrekt durchzuführen.

Im dritten Schritt werden die Dokumente zum Kassenabschluss (inklusive der Ausbuchung aus Schritt 2) erstellt. Kassenbuch, Kassenjournal und/​oder Kassenzählung können wahlweise ausgedruckt oder als PDF speichert. Sie haben auch die Möglichkeit einzelne oder alle dieser Berichte nicht zu drucken, falls dies gewünscht ist.

ACHTUNG: Der Kassenabschluss ist erst dann fiskalrechtlich erstellt, wenn auch Schritt 3 mit dem Button Kasse abschließen bestätigt wurde.

Die Tatsache, dass ein Kassenabschluss durchgeführt wurde, wird von Prisma intern gespeichert (inklusive Uhrzeit, Zählungsergebnis und weiteren Informationen).

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